野人獻曝:記帳軟體SA

試用了這麼多的記帳軟體,每個軟體總有一點點小遺憾。技癢,花了一點時間做SA,算是野人獻曝,希望可以拋磚引玉,引來更友善有效的記帳軟體。

記帳軟體大致分兩類。其一為依據會計原則,依據資產、負債、收入、支出四大項做記錄分析。另一種就是以個人記帳為主,主用於資金預算管控。個人心得建議採用以會計原則的軟體,這樣一來可以釐清觀念二來是會計原則放之四海皆準(real?),學會習慣以此原則記帳,將來換軟體時也可以快速上手。(我自己由MoneyAssistant轉到帳務小管家就是這樣,上手超快)

所以這次的SA也是以依據會計原則的軟體為對象,再針對一般比較缺乏的”預算”部份,做加強分析(希望啦^^)

(1)每一筆消費都賦予兩種日期屬性:【發生日期】與【帳務日期】
A、【發生日期】:該筆消費發生的時間。但不一定是付款時間。提供分析收入支出用。
B、【帳務日期】:實際應給付的時間。提供做未來資金流量與預算用。

一般的消費,如用現金買早餐,該筆消費的【發生日期】就會等於【帳務日期】。以信用卡消費為例,9月28日刷卡,11月15日才應繳費,9月28日刷卡日就是【發生日期】,11月15日才應付款日期就是【帳務日期】。
因此,藉由一個消費、兩種日期的作法,就可以很清楚的知道收支與預算情況。在做分析報表時也可以針對不同報表屬性,採用不同種類日期來計算,以達到多方位的統計邏輯。甚至可能的話,某些報表還可以選擇「信用卡以帳務日期計算,其他收支以發生日期計算」的統計分析。

(2)針對【應收應付帳款】與【預收預入】的項目做特別性的帳戶處理
A、應付帳款,簡言之就是先消費後付款。不過因為”已經實際發生且以會計觀念,應以資產負債記之。但因為尚未入帳,且帳務日期與發生日期不同”,所以應額外處理。如:信用卡、票據等。因為應以資產負債記之,所以該帳戶就必須強制列在資產負債大項下面。簡列如下:

.【資產】–>【應收帳款】
可能實際用法:
【資產】–>【應收帳款】–>【應收票據】
【資產】–>【應收帳款】–>【借出的費用】

.【負債】–>【應付帳款】
可能實際用法:
【負債】–>【應付帳款】–>【XX信用卡】
【負債】–>【應付帳款】–>【YY信用卡】
【負債】–>【應付帳款】–>【AA銀行的應付票據】
【負債】–>【應付帳款】–>【CC銀行的應付票據】

B、【預收預入】與應收應付不同。因為它尚未發生,不算資產也不是負債。假使真的沒有支付或收入,也無會計(法律)上問題。【預收預入】主要用來做預算控制,如水電瓦斯、第四台、ADSL等固定支出。為了有效掌握這些尚未發生的收支,給一個地方做記錄。藉此,也可以作為預計購物的分析規劃。將自己想買的物品分期費用情況輸入預計支出,就可以知道買了該物品後,對自己的資金有何影響。

總結來說,整個記帳的帳號大類會有(1)資產 (2)負債 (3)收入 (4)支出 (5)預計收入 (6)預計支出

資產+負債:用於分析目前實際資金情況

資產+負債+預計收入+預計支出:用於分析將來資金情況

收入+支出:用於分析時機收入開支情況,作為消費行為分析與決策分析

(3)畫面及功能建議
配合上述機制,建議有以下功能

A、批次開單:適用於固定開支(水電瓦斯等)、固定收入(薪資等)
使用批次開單功能而非固定開支的提醒,主要是一旦開單後,就會成為一個正式的記錄檔,這樣統計時也會比較簡單,只要針對該記錄的屬性(資產負債預收預入)與發生時間or帳務時間來加加減減該費用就可以了。
程式不用再去判斷該單的固定支出是半月繳、月繳、季繳、雙週繳等各種狀況。當然,在開單時可以設計批次的原則,但一旦開單成立後,就不用考慮這麼多了。

B、主畫面顯示「實際資金情況」(現況)與「將來資金情況」(未來)
以月為單位,同時顯示現況與未來,可一目了然。未來資金預估顯示的月份也不用太多,兩三個月應該就夠用了,這樣也可以減少一些系統資源的佔據。該統計應針對所有帳戶做加總統計。然後提供切換要顯示的月份或整年或全部,這樣就很美滿了。
換言之,應同時進行兩種資金情況:資產+負債資產+負債+預計收入+預計支出。因為大部分的預計收支總結,都只針對“預計收入+預計支出”來計算,忽略了手上現有資金情況。若多一個功能,能將現有(該月)資產+負債一起列進去,這樣才能真實反映資金情況,對那些習慣用信用卡分期的人(說我嗎?)應該會有不錯的嚇阻效果。

部落閣歷史上的今天...